Lo bueno, si breve, dos veces bueno
Los mensajes de correo electrónico, por norma general, deben de ser cortos. Cuando una persona recibe un correo electrónico de varias páginas, tiene que tomar algunas decisiones: ¿tengo tiempo para atender esto ahora? ¿Es lo suficientemente importante como para volver a ocuparme de él? ¿Puedo dárselo a alguien más? Si el destinatario no puedo decir que sí a cualquiera de estas preguntas, probablemente nunca volver a él.
Podemos tener mucha información para compartir, pero los correos electrónicos se encuentran en una larga lista de cosas que compiten por la atención del destinatario. Ser lo más breve posible es una señal de respeto, y es menos probable que cause más estrés a su lector.
Contexto
Si quien recibe tu correo, no te conoce por tu nombre, se preguntará cómo llegaste a ponerte en contacto con él. Cuéntale algo que le ayude a recordarte y sepa de dónde has salido.
Sí recibes una gran cantidad de respuestas preguntando, "¿Qué quieres decir?" es que tienes un problema con el contexto. Al hacer una pregunta, anticipa los detalles que faltan y que podrían causar una nueva pregunta a tu destinatario.
Algo importantísimo para que el mensaje tome contexto es elegir el Asunto del mismo. Por eso debe de tener sentido y expresar lo que el mensaje contiene. Si el mensaje es importante pero no tiene Asunto, el destinatario puede mandarlo a la papelera.
Además, no deberíamos perder ese espacio con palabras como "Importante" o "Re: Re: Re: Re: Re:". Si el tema cambia, deberíamos de cambiar la línea de asunto para que coincida el asunto con la temática del mail.
Hacer las preguntas claras y concisas
Debemos diferenciar las preguntas del resto del mensaje dejando un espacio entre párrafo y párrafo, un espacio en blanco antes y después de la pregunta, haciendo listas con guiones, asteriscos o viñetas si utilizamos correo electrónico HTML.
Es preferible usar preguntas que precisen de respuestas cerradas (sí o no, esto o lo otro) a las preguntas abiertas que pueden requerir una contestación larga y complicada, reduciendo su relevancia global y la probabilidad de que obtengamos la respuesta que deseada.
Debemos evitar ser malinterpretados. Si hemos escrito una solicitud al final de un párrafo largo, o la frase es pasiva ("sería bueno si alguien pudiera..."), es probable que el mail no obtenga respuesta. Al enviar un correo electrónico, queremos algo. Debemos formular la pregunta para obtener una respuesta lo más rápidamente posible.
Se establece un plazo
Llega un momento en que la respuesta que buscamos ya no es útil. Si conocemos ese plazo, debemos hacérselo saber al destinatario. Esta puede ser una buena manera para impulsar un intercambio rápido de correos. Cuando alguien ve que, por ejemplo, el correo necesita una respuesta en un plazo que no puede cumplir, probablemente lo reenviará a alguien que pueda hacerlo o contestará que no puede dar solución a la duda, en lugar de dejarlo sin responder. Todos ganamos.
Si necesitamos enviar un recordatorio sobre un correo, trataremos de que sea único. Si no, quizás sea mejor utilizar el teléfono. Pero no deberemos insistir mucho en que nos contesten. Los demás suelen estar ocupados, y a menudo lejos de un ordenador o una conexión a internet, y pueden llegar a pensar que tratamos de aprovecharnos de su tiempo.
Fuente: www.cyldigital.es
